Am 03.03.1999 fand im Ministerium für Schule, Weiterbildung,
Wissenschaft und Forschung des Landes Nordrhein-Westfalen in Düsseldorf
ein Gespräch statt, bei dem der Vorstand der Verbundkonferenz des HBZ,
der Projektleiter ''Digitale Bibliothek NRW'' und das HBZ zusammen mit
Herrn Dr. Bode über Alternativen zur noch laufenden Verbundentwicklung
berieten. Im Anschluss besuchte eine Gruppe von Expertinnen und Experten
des HBZ und der UB Bielefeld die Arbeitsgruppe Bibliotheksautomation
(AGBA) in Wien, um sich einen genaueren Eindruck von ALEPH 500 zu
verschaffen, welches dort seit kurzem im Produktionsbetrieb war. Die
Fragen, die sich aus diesem Besuch ergaben, klärten wir mit Ex Libris
bei einem weiteren Besuch in Hamburg. Als es Ex Libris weitere zwei
Wochen später innerhalb nur eines Tages gelang, ein ALEPH
500-Testsystem im HBZ zu installieren und eine HBZ-Beispielsammlung zu
laden, überzeugte uns dies endgültig von der Leistungsfähigkeit von
ALEPH 500. Um nun auch unsere Kunden über ALEPH 500 zu informieren,
führte das HBZ im April 1999 zusammen mit Ex Libris und Herrn Labner
von der AGBA ALEPH 500 seinen Verbundbibliotheken vor. Daraufhin fasste
die Verbundkonferenz am 22.04.1999 nach langer Diskussion den folgenden
Beschluss:
''Die Verbundkonferenz nimmt zustimmend zur Kenntnis, dass das HBZ bis
zum 31.12.1999 das System ALEPH 500 mit mindestens allen
Funktionalitäten des derzeitigen Verbundsystems einführen wird.''
Nach diesem Beschluss begannen wir einen Vertrag mit Ex Libris
auszuhandeln. Wir verhandelten einerseits über Preise, Randbedingungen
und juristische Details, andererseits über die zentralen inhaltlichen
Fragen:
Nach längerer Debatte wurde klar, dass eine Inbetriebnahme eines
ALEPH-Systems bis zum 03.01.2000 nur zu schaffen sei, wenn keine
Probemigration als Test aller Abzugs- und Ladeprogramme gemacht würde.
Da mittlerweile auch klar war, dass es eine Möglichkeit gab, das alte
BIS-System und die BS2000-Großrechner Y2K-kompilant zu machen,
verschoben wir den Systemstart auf den 01.04.2000, um mehr Zeit für
Qualität zu haben. Da der erste April ein Samstag war, veröffentlichte
das HBZ dann den 04.04.2000 als Termin zum Start der Produktion. Mit
dieser Zeitvorgabe unterzeichneten Herr Hoffmann und Herr Lütgen den
Vertrag am 18.06.1999.
Organisatorisch hatten wir uns im HBZ für eine
Matrixprojektorganisation entschieden, wobei der Gruppenleiter EDV
gleichzeitig Projektleiter für die ALEPH-Einführung sein sollte. Neben
dem Nachteil der Mehrfachbelastung hatte dies den Vorteil, schnell und
unkompliziert alle EDV-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter für die
Lösung von Problemen rund um die ALEPH-Einführung zur Verfügung zu
haben, gleichzeitig konnten diese ohne weitere bürokratischen Hemmnisse
an neue Aufgaben herangeführt werden. Zusätzlich bildeten wir eine
Arbeitsgruppe, bei der die Informationen zur ALEPH 500-Einführung
zusammenliefen und wo Entscheidungen getroffen oder vorbereitet wurden.
Der Arbeitsgruppe gehörten zunächst fünf Damen und Herren der
EDV-Gruppe an. Später wurde die Arbeitsgruppe um zwei weitere Personen
verstärkt. Der bibliothekarische Fachbereich war durch zwei Personen
eingebunden, die ebenfalls Mitglieder der Arbeitsgruppe waren. Die ALeph
Onlineverbundsystem Arbeitsgruppe HBZ (ALOAH) bestand somit aus:
Christine Baron, Silke Ganster, Helmut Hülden, Günter Hupfer, Hermann
Kronenberg, Alfred Otto, Silke Remmert, Stephani Scholz und Florian
Seiffert.
Gleich zu Beginn des Projektes erarbeiteten wir zusammen mit der Gruppe
Aus- und Fortbildung des HBZ ein Schulungskonzept für die
HBZ-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter und für die Verbundbibliotheken.
Es ging dabei darum, wer im Frühjahr 2000 als Multiplikatorin oder
Multiplikator die Verbundbibliotheken schulen sollte und wer
systembibliothekarisches Wissen oder systemadministratives Wissen
brauchte.
Am 24.6.1999 war Kick-Off, eine eintägige Veranstaltung im HBZ mit dem
Ziel, die weitere Planung zum Projekt zu konkretisieren. Insbesondere
sprachen wir über den Projektplan, über Termine, Inhalte von
Schulungen, über Fernleihvorstellungen und lange über
Datenmigration.
Vom 06. - 09.07.1999 war Frau Andrea Hell von Ex Libris im HBZ, um 15
Damen und Herren in der Katalogisierung und OPAC-Benutzung des ALEPH
500-Standardsystems zu schulen. Die Stimmung war gut, es hat den
Beteiligten Spaß gemacht. Frau Hell war voller Lob, sie sagte, eine
solch schnelle und kompetente Truppe habe sie bisher noch nicht
geschult! So etwas hört man doch wirklich gern.
Am 15. und 16.07.1999 war die für uns zuständige Projektleiterin bei
Ex Libris, Birgit Mahlke, im HBZ. Wir sprachen über die
Altdatenanalyse. Die Sitzung war von beiden Seiten exzellent vorbereitet
und wir konnten in zwei Tagen viele bibliothekarische Themenfelder
besprechen, Probleme lösen, Strategien entwickeln und Sachfragen
klären. Auf der Tagesordnung standen dabei u.a.: HBZ-Titeldatei,
ZDB-Daten, NW-BIB, PND/Autorendaten, GKD/Körperschaften,
SWD/Schlagwortdaten, Fremddaten, Lokaldaten, Redaktionssätze (Migration
Kommentarsätze).
Am 17.08.1999 war Verbundkonferenz. Es lag eine recht umfangreiche
Vorlage mit Informationen zum Terminplan und zu den Schulungsvorhaben
vor. Es wurde eine sehr sachliche Diskussion geführt. Immerhin hatten
wir auf die (eigentlich lang bekannte) Einstellung des Zetteldrucks Ende
des Jahres 1999, auf die Einstellung der Mikroficheproduktion bis
September 2000 und auf Einschränkungen bei der MAB- Produktion im alten
System hingewiesen. Dazu zeichneten sich Schwierigkeiten ab, ob denn
alle Bibliotheken pünktlich MAB2 würden importieren können. Die
Verbundkonferenz sprach sich in einer Abstimmung für die Migration in
zwei Schritten aus: Die Daten werden aus dem alten System exportiert und
in ALEPH importiert (erster Schritt). Bis die Daten in ALEPH geladen und
indiziert sind, ist die Katalogisierung nur eingeschränkt möglich.
Anschließend wird die Katalogisierung im alten System eingestellt und
die in der Zwischenzeit katalogisierten Daten in ALEPH importiert
(zweiter Schritt).
Das HBZ organisierte dann eine Informationsveranstaltung, um die
Katalogisierenden des Verbundes über ALEPH und seine Möglichkeiten zu
informieren. Es hatten sich nach der Einladung 121 Damen und Herren
angemeldet. Da nicht alle Beschäftigten in einer Veranstaltung
informiert werden konnten, zumal vorgesehen war, dass in Kleingruppen
intensivere Gespräche ermöglicht werden sollten, kam der erste Teil
der Katalogisierenden am 23.08.1999 in das HBZ. Es gab anschließend
ein sehr positives Echo von den Bibliotheken. Die zweite, ebenso
positive Veranstaltung wurde dann am 06.09.1999 durchgeführt.
Am 18.10.199 lieferten wir mit 30 Millionen Sätzen Daten für ein
Massentest, die Ex Libris zur Analyse von Lade- und Indizierungszeiten
nutzte. Weitere 20.000 Sätze lieferten wir am 25.10.1999 an Ex Libris.
Sie wurden für einen ersten Test der Abzugs- und Ladeprogramme benutzt
und von uns anschließend begutachtet.
Der israelische Chef (President and CEO) von Ex Libris, Ehud Aarad, war
am 12.10.1999 im HBZ und informierte sich über den Projektstand, über
die weiteren Absichten des HBZ und über die Digitale Bibliothek, für
die er lobende Worte fand. Eine verstärkte Zusammenarbeit auf
technischem Gebiet, bei der Fernleihe und bei DigiBib war ihm ein
Anliegen.
Die Firma SUN schickte am 25.6.1999 einen hochrangigen Vertreter ins
HBZ, der mit uns die gleich nach Vertragsabschluss getätigte
Hardwarebestellung erörterte, Details der Lieferung besprach und
Termine vereinbarte. Die Lieferung einer SUN E6500 wurde für den
02.08.1999 vereinbart. Nach der Lieferung und der Inbetriebnahme der SUN
E6500, die wir Apollon nannten, folgte noch die Beschaffung einer
ALEPH-Schulungs- und Testmaschine für die Arbeiten am Setup des
ALEPH-Systems, sowie die Arbeiten an der Einrichtung eines
Backupsystems, damit die Verbunddaten ab dem 04.04.2000 täglich
gesichert werden konnten. Am 22.02.2000 gelang es, die für die
ALEPH-Produktionsmaschine erforderliche Backuplösung in Betrieb zu
nehmen. Die vorhandene ALEPH-Datenbank (160 Giga Byte) wurden in 7:43
Minuten gesichert.
Ende November 1999 wurde klar, dass wir nicht alle Arbeiten, die laut
Projektplan anstanden, in der erforderlichen Qualität und Zeit zu Ende
bringen würden. Ich informierte den Vorstand des HBZ und in mehreren
Telefonaten mit Ex Libris wurde eine Lösung gefunden, die es
ermöglichte, den Endtermin 04.04.2000 zu halten. Aufgegeben werden
musste das Präsentieren der Verbunddaten nach der Testmigration im WWW
am 03.01.2000 und eine noch geplante minimale Mitarbeit der
Bibliotheken, bezogen auf deren Lokaldaten. Die Probemigration wurde um
14 Tage nach hinten geschoben. Die Produktion der Daten und die
Lieferung waren am Sonntag, 12.12.1999, statt am 01.12.1999 fertig. Ex
Libris begann unverzüglich mit dem Laden und der Indizierung der
Daten.
Gespannt warteten die Hersteller lokaler Systeme und die Verbundbibliotheken auf die
Veröffentlichung der Details des zukünftigen MAB-Dienstes am
30.11.1999. Dank des sehr hohen Einsatzes an vielen Stellen im HBZ
konnten wir diesen Termin halten und einen korrekten MAB2-Dienst am
30.11.1999 veröffentlichen. Das Feedback aus den Bibliotheken und von
den Herstellern der Lokalsysteme setzte sofort ein.
Die Testmigration, die wir nach der Verschiebung im Terminplan am
17.01.2000 im ALEPH-Web-OPAC präsentieren wollten, war nun doch eher
fertig geworden und am 13.01.2000 machen wir sie dem Verbund über das
Internet zugänglich. Es folgt eine Phase der Begutachtung durch die
Bibliotheken und des HBZ und in der Folge prasselten um die 300 Anfragen
über die neu geschaffene Mailliste ''ALEPH-Betreu@hbz-nrw.de'' auf uns
nieder. Wir sichteten, prüften und testen, um Fehler auszumachen, die
wir noch in den Abzugsprogrammen oder Ex Libris in den Ladeprogrammen
ändern mussten. Schwierig war, dass für das Programmieren und Testen
nur insgesamt 3 Tage Zeit blieben.
Am 21.01.2000 wollten wir Mittags planmäßig den ersten Datenabzug für
die endgültige Migration beginnen. Durch einen Fehler bei einer
Offline-Prozedur hatten wir in der Nacht zuvor, wohl erstmals in der
Geschichte des alten BIS-Systems, Daten ''zerschossen''. Die Situation
klärte sich schnell: ca. 15.000 Datensätze der USB Köln waren
''hinüber'' und auf den Stand von August 1999 zurückgesetzt worden. In
den folgenden Wochen konnte der Schaden fast vollständig repariert
werden. Der erste Schritt der Migration lief also doch planmäßig und
wir übergaben an Ex Libris knapp 11,82 Giga Byte. Im Einzelnen:
| Titelsätze | 10.106.364 Sätze | 4.086.124.702 Byte |
| Personennamensätze | 4.214.210 Sätze | 868.316.054 Byte |
| Körperschaftssätze | 1.673.329 Sätze | 422.434.306 Byte |
| Schlagwortsätze | 985.790 Sätze | 260.939.458 Byte |
| Lokalsätze | 43.546.750 Sätze | 7.054.737.529 Byte |
| Gesamt | 60.526.443 Sätze | 12.692.552.049 Byte |
Ex Libris begann mit dem Laden der Daten und wir mit dem Begutachten
nach dem Laden, was ohne die Indizes, die ja noch nicht aufgebaut waren
und was die meiste Zeit der Migration kostete, sehr mühsam und
schwierig war. Nun häuften sich die kleineren und mittleren
Katastrophen. Am 16.02.2000 war nach den Tests klar, dass Zuordnungen
zwischen Sigel und Ownern in den Lokalsätzen falsch waren. Die Daten
mussten neu geladen werden. Anschließend zeigte sich dann, dass keine
Exemplare für die UB Duisburg vorhanden waren, dass es für Voltaire in
ALEPH mehr Verweisungsformen gab als im alten System haben und dass in
der PND ein weiterer hässlicher Fehler auftrat. Es wurde der schlimmste
Tag bei der ALEPH-Einführung. Bis zum Abend klärte sich dies alles,
Gott sei Dank, so einigermaßen. Die Verweisungsformen waren in Ordnung.
Sie stammten aus verborgenen Feldern im BIS, die dort nicht angezeigt
werden, ALEPH zeigte sie richtig an. Der Fehler in der PND konnte von Ex
Libris repariert werden, das Nachladen der Duisburger Daten würde uns
nicht allzusehr zurückwerfen. Gerade nochmal Glück gehabt! Ex Libris
arbeitete erneut und dann waren die Daten endlich alle fehlerfrei. Wir
hatten eingeplante Luft im Zeitplan verloren, der Projektendtermin war
noch nicht in Gefahr.
Es folgten dann die Schulungen für die Verbundbibliotheken. Der
Fachbereich ''Bibliotheks- und Informationsdienste'' des HBZ war hier
besonders gefordert. Nach einer letzten Schulung im HBZ durch Frau Hell
von Ex Libris schulten jeweils zwei Kolleg/innen des HBZ 3 Wochen lang
in den Verbundbibliotheken jeweils Gruppen von Multiplikator/innen, die
dann ihrerseits Kolleginnen und Kollegen schulten, damit bis zum
04.04.2000 der Verbund mit ALEPH auch umgehen konnte. Die Rückmeldungen
waren positiv. Die Akzeptanz von ALEPH war gut. Die Bibliotheken waren
dankbar für die Offenheit der HBZ-Beschäftigten, die ehrlich sagten,
wo das Setup von ALEPH noch nicht fertig war und wo das HBZ noch würde
verbessern müssen. Man nahm dem HBZ ab, dass es wirklich alles tat, was
in seinen Kräften stand. Das war und ist keine
Selbstverständlichkeit.
Die alte Verbunddatenbank (HBZ1) wurde am 17.03.2000 um 20:00 Uhr
pünktlich geschlossen. Den ausgeschriebenen kleinen Preis für die
letzte Titelaufnahme im alten System gewann die UB Trier. Es hatte schon
vorher Stimmen gegeben, dass diesen Ruhm sich mehrere Bibliotheken
sichern wollten. Die Bibliothek der FH Rhein-Sieg hatte 10
Katalogisierende fit gemacht, die um 19:59 alle 6 Sekunden eine
Titelaufnahme ins System geschickt hatten. Ich glaube, sie haben die
Plätze zwei und drei geschafft. Die UB Trier muss sich irgendwie noch
dahinter gequetscht haben. Die Aufbereitung und die Übergabe des
Supplements (Schritt 2 der Migration) an Ex Libris klappte
reibungslos.
Trotz des landesweiten Stillstands der Katalogisierung nahm die Arbeit
für uns nicht ab. Die letzte Schulung für die
Verbundmultiplikator/innen wollte vorbereitet und durchgeführt sein. In
Konkurrenz dazu traten die weiteren Arbeiten am Setup. Ein großer Berg
musste noch abgearbeitet und getestet werden.
Während der Migration tauchten dreimal Probleme mit dem Hauptspeicher
auf, die SUN zwar jedesmal beseitigte, die aber kurz danach wieder
auftraten. Kurz vor Produktionsstart wurde klar, dass das leidige
Hauptspeicherproblem nun nicht mehr vor dem Produktionsstart zu lösen
war. Immerhin hielt Apollon, die Produktionsmaschine, auch mit 10 Giga
Byte Hauptspeicher durch. Außer dem Hauptspeicher war eine der 12 CPU
defekt, da die Ursache des immer wieder auftretenden Fehlers ein
IO-Board war, worauf auch die CPUs arbeiten. Wir entschieden uns, die
letzten Migrationsläufe nicht zu unterbrechen und mit 11 CPU zu
starten. In Betrieb befindet sich heute:
| SUN E6500 (Apollon | Produktion (HBZ1) |
|
| SUN E4000 (Epikur) | Schulung (HBZ0) |
|
| SUN E450 (Artemis) | Test, Entwicklung | |
Am 04.04.2000 öffnete das UNIX-Team nach einem Count-Down genau um 9:00
Uhr die Katalogisierungszugänge zu Apollon auf dem Router, während wir
in der Bibliothek des HBZ die Zahl der sich landesweit einloggenden
Benutzer/innen in die Höhe klettern sahen. Günter Hupfer
katalogisierte für das HBZ den ersten Titel in das neue Verbundsystem,
weil sich bis 9:30 Uhr noch keine Bibliothek so richtig getraut hatte.
Der First-Title-Award ging also nicht nach draußen, sondern blieb im
HBZ.
Der erste Tag verlief für die Katalogisierung sehr verhaltend. Der
Verbund war eher vorsichtig. Eine Messung der Zahl der PC-Server auf
Apollon sagte etwas über die landesweit aktiven OPAC- und
Katalogisierungsfenster; sie ist ein Maß für die Systembenutzung. Die
beiden folgenden Bilder geben diese Zahl für den 04.04.2000 und die
erste Woche wieder.
Zur Zeit konzentrieren sich die Arbeiten auf Systembeobachtung, auf die
Planung und Absprache der nächsten Schritte und das Lesen und
Beantworten von bis zu 60 E-Mails pro Tag. 60 E-Mails schreibt sich hier
so leicht, ist aber wirklich harte Arbeit, da zunächst herausgefunden
werden muss, ob eine Bagatelle (z.B. ein Bedienungsfehler) oder eine
Katastrophe vorliegt. Fehler müssen nachgestellt werden, um zu prüfen,
ob wir im Setup ändern müssen oder ob gar Ex Libris eingreifen muss.
Dazu kommen all die Arbeiten, die auf Grund anderer Prioritäten bisher
zurückgestellt wurden. Wer also dachte, der Stress ließe nach dem
Start nach, irrte sich. Ein Trost waren die vielen sehr schönen E-Mails
mit Gratulationen zum Start aus dem Verbund, aber auch aus der Schweiz,
aus Österreich und aus Berlin.
Der nächste Schritt wird die Verabredung von neuen Prioritäten und
einem neuen Zeitplan sein, damit das HBZ die anstehenden Schritte ohne
Hektik, bei Überstundenabbau und trotz Urlaub termintreu einhalten
kann.
Weitere Informationen zu ALEPH 500 im HBZ finden Sie unter der URL:
http://www.hbz-nrw.de/aleph500